枣庄会议服务大型会务工作的原则

枣庄会议服务大型会务工作的原则

 

 

枣庄会议服务大型会务工作的原则一；严谨细致，考虑周密。一是考虑问题力求细致。要考虑到整体工作的方方面面，考虑到各项工作彼此间的关联与影响，要知道一项会务工作有哪些具体环节，每个环节怎样去做，一些细枝末节该怎样处理。二是方案制订尽量细化。不仅要制订一个包括会议主要内容和安排的会议框架方案，还应制订一个更为细致周密的会务工作实施方案，包括各项会务工作的内容和环节、会务人员分工、时间节点要求等操作细节。三是会务实施注重细节。会务工作中，一个通知发放不到位，一个座位安排不合理，一个话筒的声音不正常，等等，这些细节上的问题，都会影响到整个会议的效果。实施会务工作绝不能有半点侥幸心理，一定要关注细节，认真对待细小的工作，杜绝隐患。

 

 

 

枣庄会议服务大型会务工作的原则二；准备充分，谋划在前。会前准备是整个会务的重点，也是工作量最大的一个阶段，任何一次成功的会议都建立在充分准备的基础上。所以，必须在会前做好各项准备工作，应当考虑在早，行动在早，落实在早，能早点做的绝不拖延，能多准备的绝不偷懒。一是认真做好方案制订、会前动员、材料准备、会议通知、会场布置、食宿安排等会前准备工作，并反复检查，确保开会时不发生差错与故障。二是对于一些必须在会中和会后完成的工作，可以提前准备，打好基础，做好方案。比如：拟订会议通报、纪要的初稿，安排会后整理人员，帮助参会人员预订返程票等。三是预先考虑会议中可能出现的变化或意外情况，多想想可能会发生什么问题，可能出现什么紧急突发事项。制订应对紧急突发情况的预案，对可能存在的问题和隐患提前解决或加强防范。

 

 

枣庄会议服务大型会务工作的原则三；明确分工，加强协同。一是把每项任务、每个环节、每个时间节点要求分解量化到具体责任人头上，做到各个具体经办人员工作任务具体、要求明确，防止出现任何工作盲点和相互推诿扯皮。二是分工时应注意掌握每个工作人员的特点，安排任务尽量与其能力和经验相匹配，对经验不足的工作人员尽量交代仔细、加强指导；有的会议需要多个单位参与会务，应立足各部门的工作职能、范围和自身掌握的资源进行任务分解，需要相互配合完成的任务，也要明确一个主要责任部门。三是相互协调配合，注意拾遗补缺，增强工作合力。参与会务工作的人员或部门应积极与其同事或协作部门沟通、配合，互相通报工作进展。同时，会务工作负责人或牵头部门要掌握和协调好工作进度，可定期召开工作碰头会，各自通报工作进展和重要信息，减少工作的盲目性和差错，便于分析和查找问题。

 

 

枣庄会议服务大型会务工作的原则四；勤勉高效，节约成本。会务工作人员要增强时间观念，对规定时间内完成的工作，只能按期或提前完成，决不允许拖沓迟延。有时会务工作人员较少，需要一人身兼数职，同时抓好几项工作，这更要求会务人员勤奋工作、善于工作，做到多思考、多观察、多交流、多检查、快行动，确保优质高效地完成肩负的任务。此外，无论是用会场、印材料还是定食宿、跑接待，各项会务工作都需要花费，特别是大型会务工作，总会有一笔不小的费用支出。会务人员应当在保证会议效果和质量的前提下，用心做好会务预算工作，精打细算，勤俭节约，力争少花钱、多办事、办好事。

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